Funzionalità: gestione entrate ed uscite economiche. Utente tipico: artigiani, commercianti e tutti coloro che desiderano tenere sotto controllo, con estrema semplicità, la propria situazione economica. Prezzo licenza d'uso: 20,00 € + I.V.A. Software richiesti: nessuno Prezzo licenza d'uso aggiuntiva: nessuno Costi per rinnovo licenza ed assistenza: nessuno

Rubrica è un programma creato per gestire in modo semplice un problema che riguarda tantissime persone e piccole realtà aziendali: tenere sotto controllo la situazione economica nei nostri confronti di clienti, fornitori, banche, amici, familiari, etc.

Il programma è basato su un concetto molto semplice: avendo un elenco di nominativi, ad ognuno si possono associare delle operazioni con importo in entrata o in uscita (o crediti e debiti). Ciò, come già detto, può rivelarsi particolarmente utile per tenere traccia di pagamenti ed acconti relativi a lavori, acquisti, locazioni o vendite di beni e servizi oppure semplicemente per gestire il conto corrente.

Breve tour sull'uso di Rubrica
All'avvio del programma viene visualizzata una finestra di informazioni sul programma. L'unica operazione da eseguire in questa finestra è cliccare sul pulsante OK in basso a destra.

Apparirà quindi la finestra principale:

La finestra, è divisa in tre grandi sezioni:

• la prima (quella più a sinistra): contiene l'elenco dei nominativi memorizzati nella rubrica;
• la seconda (quella in alto a destra): mostra le informazioni relative al nominativo selezionato (nella prima sezione);
• la terza (quella in basso a destra): mostra tutte le operazioni registrate per il nominativo selezionato.

Come si vede dalla figura, in entrambe le sezioni di destra è presente la barra degli strumenti...

...che ci consente di "lavorare" con il programma. Analizziamo meglio i vari pulsanti che la compongono, partendo da sinistra:

• i primi quattro pulsanti ci consentono di scorrere i dati. Più precisamente:
  • il primo per spostarsi all'inizio della tabella su cui si lavora (il primo record);
  • il secondo per andare indietro di una riga;
  • il terzo sposta in avanti di una riga;
  • il quarto per portarsi alla fine della tabella (o ultimo record);
• il quinto pulsante serve per inserire una nuova riga;
• il sesto   consente di modificare una riga già esistente;
• il settimo per eliminare una riga già esistente;
• l'ottavo per scegliere l'ordinamento dei dati della tabella, secondo vari criteri;
• il nono permette di effettuare delle ricerche nei dati;
• il decimo serve per aggiornare il contenuto della tabella (utile quando diversi utenti lavorano contemporaneamente al programma);
• l'undicesimo , permette di esportare i dati presenti in una tabella in diversi formati.

La barra degli strumenti presente nella parte alta della finestra consente di "gestire" i nominativi, mentre quella in basso viene utilizzata per i dati contabili associati al nominativo.

Ogni qualvolta si desidera eliminare una riga, e quindi si clicca sul pulsante , il programma ci chiede di confermare l'operazione (in questo caso per l'eliminazione di un nominativo):

Per impostare un particolare ordinamento dei dati nella tabella è sufficiente cliccare sul pulsante nella barra degli strumenti della tabella che intendiamo ordinare (nell'esempio sottostante abbiamo scelto i nominativi). Apparirà questa finestra:

La finestra è visibilmente composta da due parti. Quella più in alto, elenca i campi che si possono selezionare, mentre quella in basso riporta i campi già selezionati per l'ordinamento. Se serve, è possibile aggiungere all'ordinamento anche più campi ed impostare la loro priorità con i due pulsanti "Prima" e "Dopo".
Ad esempio: si desidera vedere i nominativi in ordine di Località e (all'interno di ciascuna Località) per Ragione Sociale: è sufficiente inserire nella parte inferiore della finestra i campi Località e Ragione Sociale e cliccare sul pulsante OK.

La finestra Trova è un valido strumento per cercare i dati all'interno delle tabelle, sopratutto se abbiamo inserito molti nominativi oppure operazioni contabili. Cliccando sul pulsante nella barra degli strumenti dei nominativi, apparirà la seguente finestra:

Nella parte sinistra della finestra, dobbiamo selezionare il campo in cui intendiamo effettuare la ricerca. Poi, selezionare il "Tipo di ricerca" (se all'interno, all'inizio, ecc.), digitare la parola da cercare, e fare clic sul pulsante "Trova primo". Per continuare con la ricerca della stessa parola, basta fare clic sul pulante "Trova prossimo".

Il programma consente anche di "Esportare i dati", ossia di riversarli in un file esterno di tipo testuale, di Microsoft Access ed Excel. Esportando in Excel si potrà effettuare facilmente ulteriori elaborazioni con altri calcoli e formule. Facendo clic sul pulsante , apparirà la seguente finestra:

Qui si può decidere quali campi esportare e il formato (sono disponibili formati di Testo, Access ed Excel); alla fine basta fare clic su OK (o su Annulla se si vuole rinunciare).

Adesso, con un piccolo esempio pratico, si andrà ad inserire un nuovo nominativo nella Rubrica.

1. Si clicca sul pulsante (nella barra degli strumenti in alto) e si inseriscono i dati relativi al nuovo nominativo, sul lato superiore a destra ("Ragione Sociale", "Indirizzo", "Località", "Telefoni" e "Note").

2. Alla fine dell'inserimento si clicca sulla matita .

Ogni volta che si inserisce un nuovo record, o se ne modifica uno già esistente, prima di effettuare la registrazione dei dati, il programma chiede di confermare l'operazione:

In questa nuova finestra:

• cliccando sul pulsante , verranno registrate le variazioni effettuate alla tabella (che siano nuove aggiunte o solo modifiche);
• cliccando su , verranno scartate tutte le modiche apportate alla tabella;
• cliccando sul pulsante , si ritorna alla fase di editing dove è possibile modificare ulteriormente i dati.

Per questo esempio si cliccherà sul pulsante . Il nominativo appena inserito comparirà adesso nella parte sinistra della finestra, nell'elenco dei nominativi.

Dopo l'inserimento del nominativo si suppone di voler registrare l'emissione di una fattura nei suoi confonti, ed una serie di operazioni successive.

1. Si clicca sul pulsante (stavolta quello della barra degli strumenti posta in basso), e si digitano i dati dell'operazione. E' possibile scegliere la Data, la Valuta, la Descrizione e l'Importo che nell'esempio è in Uscita.

2. A questo punto si fa clic su OK per confermare il tutto. Dopo altri inseriementi si giunge alla situazione visualizzata di seguito:

Per ogni nominativo presente nel database si possono inserire infinite operazioni.

Il programma genera anche delle stampe e consente di creare delle copie di sicurezza per prevenire perdite di dati. Nella parte alta della finestra principale, si trovano tre pulsanti:

• il primo consente di creare delle stampe a partire dai dati inseriti;
• con il secondo pulsante è possibile creare una copia di sicurezza (backup) di tutti i dati presenti nel database o di ripristinarli da una copia precedente salvata;
• il terzo pulsante visualizza alcune informazioni sul programma e sull'utente a cui è stato registrato.

Si analizzano adesso, più da vicino, le funzioni dei primi due pulsanti.

Facendo clic sul pulsante "Stampe", compare il menu a tendina riportato di seguito:

Il programma propone tre tipi di stampa:

1. Riepilogo operazioni contabili: crea un prospetto con la situazione contabile del nominativo;
2. Nominativi con totali non saldati: è l'elenco dei nominativi, con i relativi importi, che hanno un saldo diverso da zero (che sono quindi debitori o creditori nei nostri confronti);
3. Elenco anagrafico dei nominativi: è l'elenco con i dati anagrafici di tutti i nominativi e potrebbe essere utile per avere una copia cartacea dei dati o come una rubrica cartacea da consultare anche quando non abbiamo il computer a disposizione.

Se si sceglie di creare il "Riepilogo operazioni contabili", il programma propone di selezionare un periodo:

Se si imposta il periodo e si clicca sul pulsante OK il programma genererà la stampa considerando solo le operazioni comprese nel periodo indicato; se invece si fa clic direttamente sul pulsante "Nessun periodo" saranno considerate tutte le operazioni.

Verrà quindi aperto Foxit Reader che visualizza la finestra seguente:

Il visualizzatore di pdf Foxit Reader apporta ulteriori vantaggi:

• sfruttare tutte le caratteristiche avanzate per la visualizzazione e la stampa offerte da Foxit Reader;
• la possibilità di salvare il documento da stampare in un file .pdf che, in futuro, si potrà riaprire per la consultazione o la stampa;
• inviare il documento da stampare tramite la posta elettronica (e-mail) come allegato;
• la grande diffusione del formato pdf consente di accedere ai documenti da stampare anche con sistemi operativi diversi da Windows.

Per creare o ripristinare una copia dei dati è sufficiente cliccare sul pulsante . Apparirà la finestra di Creazione e ripristino di copie dei dati:

In breve: è sufficiente controllare il percorso del file nella casella "Copia" e cliccare sul pulsante per salvare i dati (creando una copia di sicurezza) oppure cliccare sul pulsante per recuperare i dati da una copia creata in precedenza.

Si avverte che, con il ripristino, i dati esistenti nel programma verranno sostituiti (e quindi cancellati) con quelli presenti nella copia da ripristinare.

Digisoft Rubrica è un programma estremamente facile da usare e dotato di funzioni avanzate, seppur di facile utilizzo; è rivolto a tutti, senza nessuna distinzione, ad un prezzo veramente irrisorio.

La vostra contabilità e, sopratutto, la vostra memoria, ne godranno dei benefici!